Poslovno ponašanje - Pisana komunikacija

PISANA KOMUNIKACIJA

Mnogi poslovni ljudi koji se savršeno snalaze u komunikaciji "u 4 oka", ne znaju odakle da počnu kada ispred sebe stave olovku i papir i kada treba da napišu kratko pismo ili poruku zahvalnosti (Thank-You-Note) svom poslovnom partneru. Uprkos tome što moderna tehnološka sredstva čine direktnu komunikaciju brzom i jednostavnom, pisana komunikacija i dalje predstavlja veštinu od vitalnog značaja za svakog poslovnog čoveka.

Cilj pisane komunikacije nije samo da saopšti osnovnu ideju i poruku. Njen suštinski značaj je što ona predstavlja pisani trag o tome koliko je za vas vaš poslovni partner važan. Ako ste poslednju Thank-You-Note poslali kada ste bili jako mladi svojoj baki (u vidu razglednice, najverovatnije sa mora), za džeparac koji vam je dala, to je razlog da se ozbiljno zabrinete. Pisma ili poruke zahvalnosti poslovnim partnerima nisu samo znak dobrog ponašanja, već ona predstavljaju i dobar poslovni potez, jer pokazuju da uvažavate i poštujete svoje klijente. Ovakve poruke treba poslati:

- Nakon ručka ili večere sa novim klijentom ili nakon posete njegovoj kući.

- Kada se zahvaljujete svom zaposlenom za odlično urađen posao.

- Nakon važnog telefonskog razgovora sa klijentom, čime ne samo ističete koliki je značaj tog posla za vas, već i koliko je za vas važno da ga kvalitetno uslužite.

- Nakon poslovnog puta, čime se zahvaljujete svom domaćinu na gostoprimstvu.

Na sličan način na koji ste građanin zemlje u kojoj živite ste i "građanin" kancelarije u kojoj radite, a iz tog "građanstva" proističu određena prava i obaveze. Zajednički i harmoničan rad i boravak sa drugim ljudima nije uvek jednostavan, posebno kada delite kancelariju, fax, kopir aparat ili salu za sastanke, ali je svakako moguć - potrebno je samo malo ljubaznosti i tolerancije.

Prilikom zajedničkog korišćenja opreme ili prostora, pravila su sledeća:

- Ako je prazno - napunite ili zamenite. To se odnosi na rolnu za fax ili toner za printer ili kopir aparat. Bez obzira da li ste naišli na istrošen toner ili ste ga vi potrošili - zamenite ga. Umesto da budete ljuti, razmišljajte pozitivno i potrudite se da budete bolji "građanin" svoje kancelarije.

- Ako je polomljeno - popravite ili obezbedite popravku. S vremena na vreme normalno je da se mašine pokvare ili polome. Ako ste vi u tom trenutku koristili mašinu nemojte samo da "odšetate" i nadate se da će neko drugi preuzeti odgovornost i resiti problem. Čak i ako vi naiđete na pokvarenu mašinu, potrudite se da resite problem.

- Ako ne znate kako se neka mašina koristi - naučite, jer ćete u suprotnom sigurno izgubiti vreme a možda i napraviti štetu.

- Ako u kopir mašini ili u fax-u naiđete na papire ili dokumente koji ne pripadaju vama, ostavite ih na stolu osobe kojoj pripadaju, ne čitajući ih, naravno.

- Ako iza vas ostanu nepotrebni papiri ili drugi otpatci u sali za sastanke, ako prospete kafu, sok ili pepeo od cigarete, počistite iza sebe.

- Kao što ne bi ušli u nečiji dom bez najave, nemojte sebi dozvoliti da bez kucanja i dozvole uđete u kancelariju svojih kolega.

- Ako vaš kolega razgovara telefonom, uđite u kancelariju tek pošto završi razgovor.

U meri u kojoj sve više postajemo "tehnološko" društvo, u našim poslovima se povećava potreba za Ijudskijim, ličnijim i prisnijim kontaktima, jer kao što je rekao futurolog John Naisbitt u svojoj knjizi "Megatrendovi": "Za svaki novi prodor savremenih tehnologija u naše društvo mora da postoji prikladan ljudski odgovor, koji će održati neophodnu ravnotežu". Kada se u svojim poslovima i kontaktima sa drugim ljudima ponašate na način koji je opšteprihvaćen i koji uvažava temeljne ljudske i poslovne vrednosti, vi doprinosite takvom "ljudskom odgovoru". Načinu na koji obavljate svoje poslove dodajte tu novu vrednost: dobro, pristojno i prihvatljivo poslovno ponašanje i za uzvrat ćete ostvariti dobre poslovne rezultate, zaslužiti saradnju i podršku kolega unutar firme, zadržati stare i steći nove klijente, i sa svima njima biti u dobrim i prijateljskim odnosima.

Napomena: Ponašanje prilikom telefoniranja je objasnićemo u okviru teme Telefon & biznis, a ponašanje na sastancima je obrađeno u okviru teme Sastanci.

Društveni skupovi su važan deo poslovnog života. Oni predstavljaju mesto na kojima možete da se opustite sa starim poznanicima i prijateljima, ali isto tako predstavljaju i priliku da upoznate nove potencijalne klijente, kao l da sklopite određene dogovore ili poslove. S druge strane, oni mogu da predstavljaju zamku, jer ukoliko ste previše opušteni možete da prekršite određena pisana ili nepisana društvena pravila i ostavite utisak osobe kojoj poslovni bonton nije jača strana.