Sekretarica je važna - Postoje sve moguće vrste šefova

I POSTOJE SVE MOGUĆE VRSTE ŠEFOVA

Zaposlene žene govore o vrstama rukovodioca u sredinama gde rade:

1. NESIGURAN TIP

Teško je reći da li je ovaj rukovodilac sam po sebi nesiguran ili je takav postao na poslu- ali nesigurnost je očita. Ovakva osoba može da prenese nesigurnost kao bacile, i zarazi sve oko sebe koji nisu samopouzdani. Ovaj tip menadžera svoju nesigurnost ispoljava grubim ponašanjem, prevelikim zahtevima i nefer odnosom prema drugima. Često su upravo žene žrtve ovakvog ponašanja.

2. NEORGANIZOVAN TIP

Šef može biti izvrstan u organizovanju prodajnih aktivnosti, ili u generalnom vođenju kampanje, ali mu je slaba tačka nemarnost prema detaljima svakodnevnog kancelarijskog posla. To je tip koji čeka do 16 h da bi počeo da diktira važna pisma ili da bi dao važna zaduženja svojoj ˝lojalnoj˝ sekretarici, od koje očekuje da ostane u kancelariji dok ne završi posao. Propušteni sastanci i slična neorganizovanost donose probleme sekretarici, koji mogu postati preveliki teret. Često ova sekretarica napušta kompaniju zbog stresa

koji trpi usled ovakvog ponašanja. S druge strane, ona često uspeva da poveže sve ˝izgubljene konce˝ u njegovom poslovanju i da očuva njegov ˝imidž˝. To je nezamenljiva ˝sekretarica – dadilja˝.

3. ŠOVINISTA

Brojne su priče u kojima šefovi ispoljavaju svoj šovinizam – zbog navodne inferiornosti žena. Neki otvoreno omalovažavaju žene. Drugi ima daju zadatke koji su ponižavajući, i daleko izvan onih dužnosti sekretarice koje su joj prezentirane prilikom zapošljavanja. Serviranje kafe, kupovanje sendviča, izravnavanje šefovih privatnih računa, sređivanje njegovih ličnih dokumenata i izgovori negovoj ženi – su retko uslovi koji se navode u ugovoru o zapošljavanju. (Uzgred, mnoge sekretarice rade ovakve stvari, ali svojevoljno. Postoji razlika između srozavanja sekretarice na status ˝služavke˝ i obavljanja sličnih poslova u sklopu dobrog funkcionisanja kooperativnog tima).

4. ˝ZAHTEVNI˝ TIP

Slušamo o šefovima koji nisu fer – od toga da očekuju previše pa do raznih vrsta pravog maltretiranja. Ovaj šef ima svoju predstavu o tome gde je ženama mesto i nastoji da one na tom mestu i ostanu. Verovatno da ovakva osoba ima isti stav i prema muškarcima koji su mu podređeni, ali se to više ispoljava u odnosu prema sekretaricama. To prosto znači da on ne poseduje potrebne veštine u komuniciranju sa ljudima.

5. OBJEKTIVAN, ZRELI MENADŽER

Kada sekretarice govore o dobrom odnosu na svojim šefom, obično ih opisuju kao rukovodioce koji razumeju njihov položaj. Ovakav čovek je svestan da on treba da inspiriše dobre odnose – jer odgovornost leži na njemu. Kao dobar direktor, on zna da je njegova dužnost da jasno predoči sekretarici opšte ciljeve kompanije, kao i konkretne zadatke kancelarijskog posla. Na taj način se izbegavaju ˝zamke˝ u koje se upada, kada između ljudi koji rade zajedno postoji jaz koji mora da se premošćuje pretpostavkama, nagađanjima, ˝probama˝ i greškama.

Nije dobro kad podređena osoba radi u okolnostima loše isplaniranosti kancelarijskog posla, i kada mora da pokreće i rešava pitanja koja su u suštini odgovornost direktora.

Dobar menadžer jasno precizira svoje odgovornosti i ciljeve, bez čega sekretarica nije u stanju da efikasno obavlja svakodnevni posao, a kamoli da dobije šansu da napreduje na poslu.Uz ovakvo razumevanje je moguće zajedničko planiranje uobičajenih poslova, a delegiranje zadataka može biti uspešno.

Sve ovo omogućava da se stvori atmosfera otvorenog komuniciranja. Znati šta se očekuje, kako će to iz kontakta sa sekretaricama znamo da ljubazni pozdravi, cveće za rođendan i lepe reči, ne mogu nadoknaditi nedostatak razumevanja i dogovora oko toga šta treba uraditi. Jednom uspostavljeno poverenje i otvorena komuniciranja, omogućuje rešavanje svih problema koji se neminovno javljaju i u najboljim međuljudskim odnosima.

Efikasan menadžer prihvata odgovornosti da, kao učitelj, omogući razvoj na poslu onim sekretaricama koje žele takvu šansu. To ne znači pretrpati je dodatnim poslom samo da bi je sve vreme držao zaposlenom, već podstaći je da u okviru posla sama pronađe područja u kojima može da se razvija. Ovo je prvi korak ka napredovanju.

Sa ovako dobro utemeljenim odnosima, periodično vrednovanje dolazi kao prirodan rezultat. Do vrednovanja dolazi na inicijativu direktora koji podstiče razgovor o jakim i slabim stranama – kako sekretarice, tako i samog direktora, kao i o njihovom uticaju na ostvareni rezultat. Ovo postaje osnova za donošenje odluka o proširenju nadležnosti i unapređivanju.