Upravljanje informacijama - Koje su informacije potrebne?

KOJE SU INFORMACIJE POTREBNE?

Kao što smo već rekli, informacija je za poslovne ljude postala ključni resurs. Sredinom prošlog veka, samo 4% ljudi u SAD se bavilo "prometom" informacija, a danas se više od polovine stanovnika SAD nalazi u "lancu" neke vrste "obrade" informacija. Putem informacija, a kroz "mreže", "radnici znanja", a posebno menadžeri, vezani su za druge kolege, svoje kompanije i spoljni svet.

Uprkos tome što im se posao zasniva na kvalitetu informacija, malo poslovnih ljudi je učinilo napor da odluči koje su im to informacije potrebne, a pogotovo da te informacije selekcionišu i organizuju na pravi način. Umesto toga, oni su tu važnu odluku prepustili svojim "informatičarima" ili specijalizovanim kompanijama koje se bave snabdevanjem različitih vrsta podataka, koji nisu kompetentni za tu vrstu odluka.

"Proizvođači" podataka ne mogu da znaju koji podaci su neophodni "korisnicima" da bi oni te podatke mogli da pretvore u dragocene informacije. Rezultat takve neusklađenosti je "zagušenost" nepotrebnim informacijama, s jedne strane i nedostatak "pravih" informacija, s druge strane. Rešenje ovog problema treba tražiti u boljoj komunikaciji između poslovnih menadžera i "informatičara", u kojoj bi poslovni menadžeri stavili do znanja koji su im podaci potrebni i na koji način žele da oni budu sistematizovani. "Informatičari" treba da upoznaju poslovne menadžere sa mogućnostima koje pruža informatička tehnologija i da svojim predlozima i savetima pomognu da se reše konkretni problemi. U progresivnim svetskim kompanijama direktor informatičke službe (Chief Information Officer- CIO), direktor za znanje i učenje (Chief Knowledge Officer - CKO) su vrlo visoko pozicionirani i predstavljaju deo najužeg rukovodećeg tima i u stalnom su kontaktu sa generalnim direktorom (Chief Executive Officer- CEO).

Informacije koje su potrebne za uspešno obavljanje posla, mogu da potiču iz izvora unutar kompanije, ili pak iz njenog okruženja.

Prema recima profesora Druckera, u nastojanju da od svojih kolega unutar kompanije pribave neophodne informacije za svoj posao, poslovni ljudi treba sebi da postave dve vrste pitanja:

1. Koje informacije ja dugujem ljudima sa kojima radim i od kojih zavisim? Kome, u kojoj formi i u kom roku?

2. Koje informacije su meni potrebne? Od koga, u kojoj formi i u kom roku?

Tek kada odgovore na prvo pitanje i sami naprave prvi korak u uspešnoj komunikaciji sa drugima, ljudi mogu da očekuju recipročno ponašanje.

Ipak, najvažnije informacije za posao dolaze iz "spoljnjeg sveta", iz okruženja kompanije, jer se tamo, na tržištu, stvari "dešavaju". Na kraju, bez obzira na izveštaje, podatke, statistike, ništa ne može da nadmaši lična zapažanja ljudi koji podatke uz svoju interpretaciju pretvaraju u dragocene informacije, na osnovu kojih se u kompaniji donose odluke koje donose profit. Pritom, najveću vrednost imaju one informacije koje su neobične i neuobičajene.

Dobar primer za takvo ponašanje predstavlja vodeći lanac supermarketa u Irskoj "Super Quinn", čiji je osnivač i vlasnik biznismen Fergal Quinn. Uprkos nastojanjima vodećih engleskih lanaca supermarketa da se pozicioniraju u susednoj Irskoj i "preotmu" tržište, "Super Quinn" superiorno zadržava svoju vodeću poziciju i to ne zahvaljujući boljoj ponudi ili nižim cenama, već zahvaljujući konceptu koji je usvojio vlasnik Fergat Quinn, da on i svi njegovi menadžeri provedu dva dana nedeljno van kancelarija, na tržištu. Jedan od ta dva dana provode radeći različite poslove u svojim supermarketima (na kasi ili baveći se kvarljivom robom), a drugi dan provode u radnjama konkurenata, posmatrajući, slušajući, razgovarajući sa zaposlenima ili mušterijama, jednostavno - zapažajući! Na osnovu tih zapažanja, u kompaniju se sležu informacije na osnovu kojih se donose dobre poslovne odluke.