Upravljanje informacijama - Problemi

PROBLEMI

Kompanije širom sveta ulažu u informatičku tehnologiju stotine milijardi dolara godišnje, ali analize pokazuju da se ne može pronaći čvrsta veza između tih investicija i povećanja produktivnosti u kompanijama, pa se već govori o "paradoksu produktivnosti informatičke tehnologije (IT)". Ako se problem posmatra na ovaj način previđa se jedna važna činjenica: ne može se očekivati povećanje produktivnosti samim ulaganjem u IT. Povećanje produktivnosti može doneti samo upotreba i korišćenje te nove tehnologije.

IT sama po sebi ne može doneti profit, ali korišćenje njenih potencijala - može. Takođe, mnoge kompanije investiraju u IT, ali ne predvide budžet za obuku i trening, da ne govorimo o sredstvima za program dugoročnog korišćenja novih tehnologija.

Odgovor na pitanje gde se nalazi uzrok problema daje i izveštaj Sekretarijata za finansije SAD o korišćenju Informatičke tehnologije u američkim kompanijama, koji je zapanjujući:

2% informatičke tehnologije (IT) korišćeno kako je isporučeno

3% korišćeno nakon dorade

19% napušteno

29% plaćeno, ali nikad isporučeno

47% isporučeno, ali nikad korišćeno.

Da menadžeri prepoznaju značaj informatičke tehnologije (IT) potvrđuje i istraživanje Economist Inteligence Unit među 150 visokih menadžera od kojih je 84% označilo informatičku tehnologiju kao pitanje od vitalnog značaja za posao, ali je s druge strane samo njih 13% ocenilo da je IT na kvalitetan način integrisana u poslovne strategije njihovih kompanija.

Većina poslovnih ljudi i stručnjaka se slaze da informacija nikada nije bila toliko važna za ekonomiju kao danas, i da strateško korišćenje informatičke tehnologije nije samo pitanje budućnosti, već i pitanje opstanka. Ipak, očigledno je da postoje problemi u primeni nove tehnologije, lutanje i nesnalaženje. U čemu je njihov uzrok?

Pre svega, postoji nešto što se može nazvati pretrpanost ili zagušenost informacijama (Information overload). Istraživanje koje je maja 1998. godine sproveo Pitney Bowes Inc. iz Konektikata pokazalo je da prosečan poslovni čovek u SAD, Kanadi i Velikoj Britaniji dnevno razmeni (pošalje ili primi) 190 poruka!!! Kada se taj broj pomnoži sa brojem radnih dana i brojem zaposlenih u organizaciji, dolazi se do ogromnog broja informacija koje kruže kompanijom, od kojih su mnoge od vitalnog značaja, ali ne dođu na pravo mesto, u pravo vreme i do prave osobe u organizaciji.

Pojava novih sredstava komunikacije (mobilni telefoni, govorna pošla, e-mail, Internet itd.) ne znači da su ljudi napustili "klasična" sredstva komunikacije (usmenu i pismenu komunikaciju, faksove, telefone, pejdžere itd.). Kada se još uzrne u obzir da će razvoj tehnologije optičkih vlakana omogućiti distribuciju informacija koje će uključiti grafiku, video, zvuk i tekst i povezivanje u "mreže" velikom brzinom sa kraja na kraj sveta - čini se da ima dovoljno razloga za razmišljanje - kako resiti problem? Prema nekim procenama, u komunikacione razvijenim zemljama to je dovelo do toga da 60% radnog vremena zaposlenih odlazi na razne vidove razmene informacija. S druge strane, deo "problema" je i u tome što smo "samo" ljudi koji ne mogu da "obrade" informacije tako brzo i efikasno kao kompjuteri, ili kako je to rekao Richard Hagberg, predsednik Hagberg Consulting Group iz Kalifornije. "Stvorili smo monstruma - komunikacionu tehnologiju na koju kao vrsta tek treba da se naviknemo. Jednostavno, nismo u stanju da primimo sve informacije koje je tehnologija u stanju da nam donese"!

Posledica je da ima sve više poslova koji treba da se urade, a raspoloživo vreme je ostalo isto. Da ne govorimo o tome da sve veće obaveze oko "obrade" informacija dovode u pitanje obavljanje "redovnih" poslova koji u suštini kompanijama donose profit. U pokušaju da korišćenjem IT povećaju profit, mnoge kompanije dovode u pitanje profit koji već ostvaruju.

Takođe, javljaju se i sledeći problemi:

1. Smanjena pažnja i koncentracija

Ljudi koji su često prekidani u poslu ili čiji je posao vezan za sve veći obim informacija ne mogu dovoljno da se skoncentrišu na jednu stvar. G već pomenutom istraživanju Pitney Bowes četrdeset procenata ispitanih je reklo da ih prekidaju najmanje 6 puta u toku jednog sata - što znači svakih deset minuta. To značajno smanjuje mogućnost da se posveti puna pažnja jednom pitanju ili jednom problemu.

2. Odsustvo inicijative

Reagovanje na različite vrste komunikacije koji dolaze spolja (pozivi, e-mail, faks, govorna pošta itd.) kojima su ljudi "pretrpani" predstavlja opterećenje koje uz napore i dobru organizaciju može da se savlada, ali u tom slučaju nema mnogo mesta i vremena za sopstvene inicijative i aktivnosti.

3. Paraliza ili nemogućnost donošenja odluke

Može da zvuči paradoksalno, ali dešava se da je nekada teže doneti odluku ukoliko raspolažete sa puno podataka ili informacija: ili ste paralizovani ogromnom količinom podataka ili pak ne možete da prestanete da tražite nove podatke, misleći da se baš u sledećem izveštaju ili na sledećem Web sajtu nalazi informacija koja vam se čini neophodnom. Može vam se čak dogoditi još veći paradoks, da usled takve pretrpanosti informacijama i nemogućnosti da razmišljate racionalno, odlučite da odluku ne donesete na osnovu činjenica već na osnovu intuicije, što je uvek vrlo opasno!

4. Povećani stres

G anketi koje je sproveo Reuters, 2/3 poslovnih ljudi je potvrdilo da činjenica da su "bombardovani" sve većim brojem informacija ne samo da izaziva stres na poslu, već i da im ugrožava privatni život, dobre odnose sa kolegama i značajno smanjuje zadovoljstvo na poslu.

5. Smanjenje kvaliteta rada

Ukupan kvalitet posla koji ljudi obavljaju je ozbiljno ugrožen, jer ne mogu uspešno da obavljaju svoj "redovan" posao, istovremeno "prebiru" gomile informacije koje im stižu, i da pored toga još odgovaraju na zahteve drugih ljudi za informacijama.

Uticaj na promenu života pojedinačnih radnika je očigledan, a kako kompanije čine zaposleni - ni kompanije nisu imune na posledice ove "zagušenosti" informacijama. Neki stručnjaci smatraju da je ugrožena mogućnost donošenja dobrih poslovnih odluka, a da jedna od posledica može biti i nemogućnost donošenja strateških, dugoročnih odluka. Zanimljiv je slučaj jedne poznate i uspešne kompanije koja je morala da odvoji jedan čitav radni dan za "Čišćenje" da bi njeni zaposleni mogli da obrišu gomile e-mail poruka koje su ugrozile funkcionisanje glavnog servera kompanije. Ogromna količina informacija je takođe, dovela u pitanje vrednost informacija uopšte, Šta je važno, a šta nije važno? Kako napraviti razliku? Ako sve više poruka nosi oznaku "hitno", kako odabrati one poruke koje su zaista značajne?