Upravljanje vremenom II deo - Papiri

12. PAPIRI

Pretpostavljalo se da će era kompjuterizacije osloboditi poslovne ljude nepodnošljivog tereta "papirologije", međutim, stvari su se čak i pogoršale. Kompjuteri su samo učinili da ta brda papira izgledaju lepše, i da se "proizvode" brže. Izveštaji se šalju na sve strane, bez mnogo razmišljanja. Top menadžment je "bombardovan" svim vrstama dokumenata od strane nižih nivoa, a niži nivoi su "zatrpani" gomilama papira koji stižu odozgo!

Strah od kompjuterskih lomova nalaže da se informacije i dokumenti čuvaju ne samo na hard diskovima i disketama, već i na papirima, koji se nemilosrdno gomilaju - iako istraživanja pokazuju da se samo 5% tih dokumenata uopšte pogleda u roku od narednih godinu dana. Sta raditi sa tolikim papirima, koji samo odvlače vreme i pažnju? Rešenje je da se brže i efikasnije obrađuju papiri koji dolaze vama, kao i da razmislite kakve papire sami kreirate. Probajte čak i neke nekonvencionalne tehnike: prestanite da šaljete neke izveštaje - da vidite da li nekome uopšte nedostaju.

Najbolje je da poštu i materijale koji su upućeni vama, pregleda vaša sekretarica ili pomoćnik:

• ohrabrite je da sama odgovara na poštu koja se može okarakterisati kao "rutinska"

• ako neka druga osoba iz vašeg sektora može kompetentno da odgovori na zahteve, vaša sekretarica treba takve materijale da prosledi toj osobi

• ako stvar nije hitna ali može da vas zanima, takve materijale treba da odloži na mesto koje ćete kasnije pregledati

• do vas treba da dođu samo oni papiri gde je zaista

neophodna vaša pažnja. Što se tiče papira koje sami stvarate razmislite o alternativama:

• možda uopšte ne morate da ga napišete - telefonski kontakt ili e-mail može biti "topliji" i manje formalan, a zahteva manje vremena

• pisanje nekih materijala delegirajte podređenima

• budite kratki i efikasni

• ne trudite se da vaša pisma ili izveštaji budu "perfektni" - izgubićete vreme na njihovom usavršavanju a efekat nije toga vredan

• napravite nekoliko tipiziranih varijanti svojih pisama i izveštaja, koje kasnije možete uz malo truda individualizirati.