Upravljanje vremenom II deo - Sastanci

11. SASTANCI

Od svih potrošača vremena, najviše se pisalo i pričalo o sastancima. Nema nijednog sedišta kompanija koje nemaju makar jednu veliku salu za sastanke < neke ih imaju desetak! S druge strane, zanimljivi su rezultati istraživanja o sastancima koje je sprovedeno u SAD. Učesnici istraživanja kažu da ih je previše, da su loše vođeni, da predugo traju i da se ne prate njihovi efekti. Istraživanje je pokazalo da prosečan menadžer na sastancima provede 10 časova nedeljno, a 90% menadžera procenjuje daje polovina tog vremena izgubljeno uzalud. To znači daje 5 sati nedeljno izgubljeno bez potrebe; godišnje to iznosi fascinantnih 250 sati!

Rešenje je da držite samo one sastanke koji su neophodni, i da ih efikasno vodite.

Evo nekoliko saveta:

• procenite da lije sastanak zaista potreban. Da li cilj možete da postignete upućivanjem poruke ili telefonskim pozivom svim učesnicima? Da li možda održavate sastanke iz navike, a ne zato što je potrebno? Možda bi mogli neke sastanke da održavate svake druge nedelje, umesto jednom nedeljno?

• pripremite tačke dnevnog reda, sa unapred određenim vremenom za svaku temu, i učesnicima podelite takav poziv unapred. Priprema sastanka je na taj način bolja, i diskusija će se brže odvijati

• na sastanak pozovite samo one ljude čije je prisustvo zaista potrebno

• počnite na vreme. Ako čekate one koji kasne, praktično ćete ih nagraditi, a kaznićete one koji su došli na vreme. Sledeći put ni oni neće voditi računa o vremenu!

• onim učesnicima čije prisustvo više nije neophodno, dozvolite da odu i nastave sa svojim drugim obavezama.

• ne dozvolite "ćaskanje" i druga udaljavanja od teme

• po završetku svake teme odredite sledeći korak: ko, kako i kada ?

• završite sastanak na vreme. Ljudi ne vole kada im se zbog neplaniranog produženja sastanka poremete drugi ugovoreni sastanci i obaveze

• nakon sastanka pripremite i podelite učesnicima papire sa zaključcima koji su doneti.