Upravljanje vremenom I deo - Neadekvatno planiranje

3. NEADEKVATNO PLANIRANJE

Ljudi koji nemaju dnevni plan aktivnosti (već samo nejasnu i maglovitu nadu) nemaju snage da se odupru zahtevima drugih, niti psihološku odbranu od sopstvene tendencije za odlaganjem poslova. Važno pravilo time managementa glasi: "Ako sami ne isplanirate svoj dan, to će uraditi drugi za vas. Njihovi poslovi biće vaši prioriteti"! Zbog toga je pisani plan osnovno i najefikasnije sredstvo upravljanja sopstvenim vremenom. Sa njim, vi kontrolišete vreme. Bez njega, vaši radni dani će biti frustrirajuća mešavina manjih kriza, prekida i ćorsokaka. Dnevni plan vam omogućava da obavite poslove koji su najveći prioriteti; olakšava vam da poslovima koji iskrsnu tokom dana odredite pravu težinu i mesto; daje vam snagu da se oduprete mnogim prekidima; kaže vam gde treba da nastavite nakon opravdanih prekida. Bez obzira na napred navedene činjenice, otpori ljudi ovakvom planiranju vremena su ogromni.

Od deset ljudi, devet nema ovakav plan! Razlozi ovakvim otporima su različiti:

1. "Planiranje oduzima vreme"! Ustvari, planiranje štedi vreme. Sat proveden u efikasnom planiranju, uštedeće vam 3 - 4 sata u operativnim poslovima, a rezultati će biti bolji.

2. "Uspešan sam i bez planiranja"! Bolje reći, uspešni ste uprkos tome što ne planirate! Pod istim uslovima, poslovi koji su planirani uvek će biti bolji od onih koji ^ to nisu.

3. "Planiranje je previše apstraktno. Meni je samo potrebno da se stvari urade"! Preduzimanje akcija koje nisu unapred osmišljene je prvi izvor problema! Oni koji znaju šta da urade mogu uspeti jednom; oni koji znaju zašto uspevaće uvek!

4. "Nema koristi od planiranja. Uvek nešto iskrsne, pa od plana nema ništa"! Pogrešno! Planiranjem mnoge krizne ili iznenadne situacije mogu biti predviđene i uspešno rešene.

"Ključ" uspešnog upravljanja vremenom je da se prvo urade najvažnije stvari i da im se posveti puna koncentracija. Dnevni plan vam upravo to omogućava: da odrediti prioritete i da prvo njih završite! Te poslove ćete obaviti kada ste za njih najspremniji, lakše ćete odoleti prekidima jer malo njih će biti važniji od vaših prioriteta, ostatak dana će biti "spust", na kraju dana ćete imati osećaj da ste zaista uradili nešto značajno.

Druga važna tehnika time management-a je "quiet hour", jedan sat odvojen za nesmetani rad u tišini - bez telefonskih poziva, prekida, ćaskanja itd. Skoro bez izuzetka, svi koji su uveli ovaj sat su oduševljeni efektima. U prošeku, osoba za jedan "miran sat" može da uradi posla kao druga osoba u uobičajenim uslovima za 3 sata! Najbolje vreme za ovaj sat je rano ujutro, pre "ubitačnog" tempa telefonskih poziva i sastanaka!