Upravljanje vremenom I deo - Telefonski pozivi

2. TELEFONSKI POZIVI

U zvonjavi telefona, po svemu sudeći, ima nešto potpuno neodoljivo. Od hiljadu ljudi, teško je pronaći jednog koji neće podići slušalicu - iako je jasno da prekidi prouzrokovani telefonskim pozivima mogu više od bilo čega drugog da potpuno razore vašu koncentraciju i produktivnost. Razlozi zbog koga ljudi prihvataju telefonski poziv su veoma različiti: pretpostavka daje svaki zahtev za njihovom pažnjom opravdan (iz čega proizilazi daje poziv uvek važniji od onog čime se ljudi trenutno bave -što naravno, nije tačno), strah da se druga strana ne uvredi, želja da se bude informisan, ego (osećaj važnosti što su traženi), želja za ćaskanjem, zgodan izgovor da se odlože poslovi koji im se baš i ne rade itd. Za one ljude koji smatraju da obavezno moraju da odgovore na telefonski poziv, pravo pitanje je: "Da li na poziv morate da odgovorite istog momenta, a i ako odgovorite, da li razgovor mora toliko dugo da traje"? Najbolje rešenje za telefonske pozive koji su upućeni vama je da ih svrstate u nekoliko grupa, i da ih prema instrukcijama, vaša sekretarica "kanališe" na sledeći način:

• razgovori koje ona može sama efikasno da završi (pružanje ili primanje informacija, priprema materijala itd.)

• ukoliko sama ne može da odgovori, da prebaci vezu na drugu kompetetnu osobu u organizaciji

• ako je situacija takva da samo vi možete da je rešite, treba da primi poruku na koju ćete vi kasnije odgovoriti

• ako je neophodno da lično odgovorite na poziv (jako važna ličnost ili bitna/hitna situacija), treba da vam prosledi vezu.

Istraživanja pokazuju da prosečan poslovni razgovor traje 6 minuta, ali isto tako, da su 2 minuta sasvim dovoljna za konstruktivan razgovor!

Dobra tehnika da držite trajanje razgovora pod kontrolom je da odredite vreme trajanja razgovora (npr. peščani sat od 3 minuta na radnom stolu).

Takođe, "kritična" tačka za trajanje svakog razgovora je prva rečenica: zavisno od toga da li je zvuči poslovno i profesionalno ili neobavezno i kao poziv na ćaskanje, zavisiće i trajanje razgovora.